Gestión documental del Repositorio Institucional de la Universidad Privada del Norte: propuesta de mejora hacia una política de preservación digital a largo plazo

Abstract

La presente investigación se centró en el análisis de la gestión documental desarrollada mediante el Repositorio Institucional de la Universidad Privada del Norte (UPN), con el objetivo general de analizar dicha gestión orientándola hacia una propuesta de política de preservación digital a largo plazo, que salvaguarde la documentación del patrimonio archivístico y bibliográfico de la universidad. El estudio se enmarcó en el método científico, dentro de la línea de Tecnologías de la Información y desarrollo de la investigación académica. La metodología se basó en el análisis del sistema de gestión documental implementado desde septiembre de 2019 sobre el acervo digital del repositorio. Los instrumentos utilizados incluyeron fuentes institucionales relevantes, tales como la Política del Repositorio Institucional UPN, el Procedimiento de publicación de nuevas investigaciones, la Guía del publicador y la propuesta de Política de preservación digital. La muestra estuvo conformada por el acervo digital de investigaciones producidas por la comunidad universitaria entre 2019 y 2024, e incluyó la descripción de la estrategia de descarte de investigaciones en soporte físico y digital (CD-ROM) en los Centros de Información de Los Olivos, Breña y Comas. Los resultados evidenciaron diez actividades clave en la gestión documental del repositorio, desde la definición de objetivos y desarrollo de políticas hasta la clasificación, catalogación, almacenamiento y gestión de datos, culminando con la propuesta de una política de preservación digital orientada a garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos. Se concluye que la sostenibilidad y disponibilidad de los recursos digitales dependen del fortalecimiento de la infraestructura tecnológica, de una gestión documental eficiente y de la actualización continua de la política de preservación digital. Asimismo, se resalta que la estrategia de descarte de soportes físicos y CD-ROM requiere formalizarse mediante procedimientos que aseguren la conservación y trazabilidad de la información institucional.