Análisis de la gestión documentaria y su impacto en el control de gastos del área de tecnología de la información de una empresa de seguros en el año 2024

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional tuvo como objetivo analizar la gestión documentaria y su impacto en el control de gastos del área de Tecnologías de la Información (TI) de la empresa de seguros durante el año 2024. En el contexto corporativo actual, una adecuada gestión de documentos —como órdenes de compra, contratos, cotizaciones y sustentos de gasto— resulta esencial para garantizar la precisión, oportunidad y trazabilidad del registro contable. El estudio parte del problema identificado en los procesos administrativos y financieros del área de Tecnología de la Información, donde la deficiente organizac ión y disponibilidad de documentos genera retrasos, reprocesos y posibles desviaciones presupuestales. Se utilizó una metodología bajo un enfoque descriptivo y analítico, se buscó identificar las principales debilidades en el flujo documentario y su repercusión directa en el control del gasto operativo y de inversión.Los resultados permitieron proponer lineamientos para fortalecer la gestión documental como herramienta clave en el cumplimiento de los objetivos financieros del área, contribuyendo a una mejor ejecución presupuestal y toma de decisiones. En conclusión, la investigación demostró que la gestión documentaria deficie nte tuvo un impacto significativo en el control de gastos del Área de TI de La Positiva durante el 2024. Se evidenció que la falta de registro oportuno de comprobantes de pago y las deficiencias en la organización documental generaron sobreestimaciones en las provisiones mensuales y retrasos en los cierres contables. Asimismo, se comprobó que la ausencia de un sistema digital integral limitó la eficiencia en el control y la trazabilidad de la información financiera, lo que resaltó la necesidad de implementa r herramientas tecnológicas que fortalezcan la transparencia y optimicen los procesos administrativos del área.