Deficiencias en la trazabilidad documental de las cuentas por pagar: su efecto en la gestión contable y tributaria en una empresa inmobiliaria

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional analizó las deficiencias en la trazabilidad documental del proceso de cuentas por pagar y su efecto en la gestión contable y tributaria de una empresa del sector inmobiliario. La problemática se originó en la falta de documentación sustentatoria completa, la validación tardía de los comprobantes de pago y la descoordinación entre las áreas de Logística, Contabilidad y Tesorería, lo cual generó registros contables extemporáneos, distorsión de la información financiera y riesgos de incumplimiento tributario. El estudio tuvo como objetivo analizar el proceso de cuentas por pagar e identificar las principales debilidades en la trazabilidad documental. Para ello, se aplicaron técnicas del ejercicio profesional contable, tales como el análisis documental, la observación directa y la revisión de registros contables y tributarios relacionados con compras y pagos a proveedores. Como resultado, se evidenció que dichas deficiencias afectaron la deducibilidad de los gastos, el control de las detracciones y la confiabilidad de los reportes contables utilizados para la toma de decisiones gerenciales, exponiendo a la empresa a observaciones y sanciones por parte de la administración tributaria. Finalmente, se concluyó que la implementación de un flujo obligatorio de validación documental previo al pago, la centralización del control en el área de Contabilidad, el fortalecimiento de la coordinación interáreas y la adopción de un sistema ERP integrado contribuyeron a mejorar la trazabilidad de las operaciones y a reducir riesgos tributarios.