Propuesta sistema de seguimiento y atención de requerimientos del órgano de control institucional en la Municipalidad de Chavín de Huántar

Abstract

El presente Trabajo de Suficiencia Profesional tuvo como finalidad proponer una mejora en la forma en que la Municipalidad Distrital de Chavín de Huántar gestionó los requerimientos formulados por el Órgano de Control Institucional, considerando las dificultades existentes en el control de plazos, el orden documentario y la coordinación entre las áreas responsables. El desarrollo del trabajo se sustentó en la necesidad de fortalecer los mecanismos internos de seguimiento, a fin de reducir los riesgos administrativos derivados de una atención tardía o incompleta de dichos requerimientos. Para el cumplimiento del objetivo planteado, se aplicó una metodología de carácter práctico, basada en el análisis de la documentación generada durante la atención de los requerimientos del OCI y en la observación directa de los procedimientos administrativos utilizados por la entidad. A través del análisis de oficios, memorandos, informes y cargos de recepción, se identificaron debilidades recurrentes en el registro de la información y en la verificación del estado de atención. De manera complementaria, la observación de los procesos permitió reconocer la ausencia de criterios uniformes para la derivación, el seguimiento y el cierre de los requerimientos. Como resultado del diagnóstico realizado, se evidenció que la falta de un instrumento específico de control limitaba el seguimiento oportuno de los requerimientos y dificultaba la identificación de responsables, generando respuestas desarticuladas y con riesgo de incumplimiento de plazos. En atención a ello, se desarrolló una propuesta consistente en el diseño de un sistema de seguimiento, sustentado en una matriz de control que integró el registro de los requerimientos, la asignación de responsables, el control de plazos y la verificación del estado de atención. Se concluyó que la aplicación de un sistema de seguimiento de los requerimientos del Órgano de Control Institucional permitiría mejorar la organización administrativa, fortalecer el control interno y optimizar la atención de las disposiciones emitidas por el OCI, contribuyendo a una gestión institucional más ordenada, transparente y alineada con los objetivos de la Municipalidad Distrital de Chavín de Huántar.