Implementación de Bot para automatización de movimientos y cargas frecuentes de transacciones bancarias optimizando tiempos de registros dentro del sistema SAP4HANA

Abstract

El objetivo del presente trabajo fue la implementación de Bot para automatización de movimientos y cargas frecuentes de transacciones bancarias optimizando tiempos de registros dentro del sistema SAP4HANA. La justificación surge de las demoras generadas por cargas manuales cada dos horas, que retrasan la visualización de pagos, afectan la experiencia del cliente en la caja y dificultan la conciliación bancaria diaria. La metodología fue combinar un diseño comparativo antes y después con medición de KPIs. Se aplicaron observación directa del proceso actual, análisis documental normativo y técnico y revisión de casos de estudio para extraer mejores prácticas. Un protocolo de validación extremo a extremo aseguró calidad de datos, idempotencia y seguridad previo al pase a producción. Los resultados que se obtuvo con la implementación del bot ayudo a reducir la latencia de descargas, pasando de 2 horas por las cargas manuales a 10 minutos con la automatización, incrementó la conciliación automática en un 90% eliminando así duplicados gracias a los controles de idempotencia. La conclusión fue que la automatización logra una reducción de tiempo entre la descarga, el registro y la conciliación, incrementa el porcentaje de conciliación bancaria automática y disminuye errores duplicados, reforzando la trazabilidad y el control interno. La visibilidad casi en tiempo real de saldos y cobros mejora la planeación de caja, acelera la entrega de vehículos al confirmar pagos oportunamente y facilita cierres contables más ágiles y auditables. Así también, las transacciones bancarias estandarizadas, automatización, controles internos efectivos y reducción de tiempo convergen para elevar la eficiencia, la confiabilidad y la transparencia de la información financiera. Se recomendó consolidar la integración técnica priorizando la carga de archivos al SFTP por cada banco y asegurar adopción y mejora continua mediante capacitación por rol con alertas proactivas y reportes ejecutivos mensuales para la toma de decisiones.