Implementación de un software para optimizar la rendición de cuentas por viáticos en una empresa comercializadora de bienes de capital

Abstract

La presente investigación tuvo como objetivo optimizar el proceso de rendición de cuentas por viáticos mediante la implementación de una solución tecnológica integrada a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). El estudio se desarrolló en una empresa dedicada a la comercialización de bienes de capital, donde los procedimientos manuales asociados a la gestión de viáticos generaban demoras, errores contables y una elevada carga operativa en el área responsable de las cuentas por pagar. La metodología empleada fue de enfoque cualitativo, sustentada en el análisis documental y la observación participante para identificar las deficiencias del proceso existente y evaluar las mejoras derivadas de la implementación tecnológica. La solución permitió automatizar las etapas de solicitud, aprobación y registro de gastos, así como integrar la información con el sistema contable para la contabilización automática de las operaciones. Los resultados evidenciaron una mejora en la eficiencia operativa, una reducción de errores en los registros contables y un fortalecimiento de los mecanismos de control y trazabilidad de la información. Se concluye que la automatización de la gestión de rendiciones de cuentas contribuye significativamente a optimizar los procesos administrativos y financieros, fortalecer el control interno, mejorar el cumplimiento tributario y elevar la calidad y confiabilidad de la información financiera.